大手ファームのコンサルタントが伝授！スケジュール管理のコツとは！？具体的なツールも大公開！

ビジネスシーンで成功を収めるには、効率的なスケジュール管理が不可欠です。しかしながら、多忙を極める毎日において、そのスキルを身につけることは容易ではありません。そこで、この記事では、大手ファームのコンサルタントが実践しているスケジュール管理の秘訣をご紹介します。

ただ、コツだけと言っても一朝一夕で身につくものではないので、実際に活用しているツールに関してもご紹介します。

スケジュール管理でまず最初に押さえるべきポイントは２つ

まず最初のスケジュール管理で重要なポイントを二つ押さえておきます。

まず第一に、優先順位を明確にすることが重要です。

全てのタスクが同じ重要度を持つわけではありません。そのため、どのタスクが最も重要で、どのタスクが後回しにできるのかを決定することが、効率的なスケジュール管理の鍵となります。

では、その優先順位をどのようにして決めるかと言うと、緊急度×重要度のマトリクスで評価をしています。緊急度を横軸、重要度を縦軸とすると、右上の象限に位置するタスクが優先順位が高くなります。また、多くの人が、緊急度が低く、重要度が高いタスクを後回しにする傾向があるので、このタスクはより気をつけて対応するべきでしょう。

次に、計画を柔軟に保つことが必須です。予期せぬ事態はいつでも発生する可能性があります。計画があまりにも厳格であると、小さな変更が大きなストレスとなり、結果的に生産性が低下する恐れがあります。そのため、ある程度の柔軟性を持たせ、緊急事態に対応できる余裕を計画に組み込むことが大切です。例えば、一日のスケジュールのうち、少なくとも1時間は「予期せぬタスク」の時間として確保しておくと、急な仕事が入っても対応しやすくなります。

人によっては、早朝の業務開始前の時間を自由な時間として設定している人が多いようです。人によっては仕事ではなく、趣味や筋トレ、家族との時間など誰にも邪魔されたくない自由な時間として使っていることも多いようです。

これらのポイントを実践することで、優先すべきタスクが明確になり、かつ、仮に対応が遅れたとしても、キャッチアップすることができるでしょう。

コンサルタントが行う生産性の把握とは？

生産性の把握と管理は、高いパフォーマンスを持続可能なものにするための重要なステップです。コンサルタントは通常、タスクの実施にかかる時間を正確に追跡することで、生産性の現状を明確に捉えます。

これには、デジタルツールやアプリを使用して、各タスクの開始と終了時刻を記録する方法が含まれます。また、どの活動が最も時間を要しているか、そしてその時間が効果的に使われているかを分析することで、改善の余地を見出します。

生産性の分析では、単に時間の使用方法を把握するだけでなく、その時間がどの程度価値ある成果につながっているかを評価することも重要です。例えば、一部のタスクは時間がかかるものの、プロジェクト全体の進行に不可欠で、大きな価値をもたらします。他方で、時間を大量に消費するが成果が見込めないタスクも存在します。生産性の向上には、こうしたタスクを特定し、時間の配分を再評価することが必要です。

さらに、コンサルタントは時間管理だけでなく、エネルギー管理にも着目します。人間の集中力やエネルギーは無限ではなく、日中の特定の時間帯にピークを迎えることが多いです。このピークタイムを活用して重要なタスクに取り組むことが、効率の良いスケジュール管理のカギとなります。そのためには、個人の生理的なリズムを理解し、それに合わせてタスクを配分することが推奨されます。

効果的な生産性の管理と向上は、これらの戦略を総合的に実行することにより達成されます。スケジュール管理の技術を身につけ、時間だけでなくエネルギーの最適な配分を図ることで、持続可能な高パフォーマンスを実現することが可能になります。

チェックポイントを設定してのマイルストーン管理とは？

マイルストーン管理は大規模なプロジェクトを小さな達成可能なタスクに分割し、プロジェクトの進行を容易にする手法です。このアプローチの鍵は、チェックポイントを設定することにあります。チェックポイントとは、プロジェクトの特定の段階または目標達成時点を指し、これによってプロジェクト全体の進捗状況を定期的に評価することが可能になります。

例えば、上司とのフィードバックや取引先との先行した資料の送付など、そのような簡単なものでも問題ありません。締め切りをギリギリに設定するよりも、なるべく早めに頭出しをすることで、緊急度の高いタスクとなり、早めに対応することができるでしょう。

効率的なチェックポイントの設定には、具体的で達成可能な目標の定義が必要です。これにより、チームメンバー各自が自分の役割と責任を正確に認識し、目標達成に向けて集中することができるようになります。また、チェックポイントごとのフィードバックセッションを設けることで、プロジェクトの各段階で得られる教訓や改善点を明確にし、以降のプロセスに活かすことが可能になります。

チェックポイントを使用することで、プロジェクトチームは目標に対して一致団結し、課題を明確化し、必要な調整を速やかに行うことができます。マイルストーン管理をうまく実施するためには、定期的な評価が不可欠であり、これによりプロジェクト全体の成功を確実にすることができます。

スケジュール管理に使えるスケジュール管理ツール2選

それではこれまでのエッセンスを最大限に活かすスケジュール管理ツール2選を紹介します。

Trello

出典：Trelloの公式サイト

Trelloは生産性向上を目指す柔軟で強力なツールです。ボード、リスト、カードを使用してプロジェクトの進捗を視覚的に管理し、タスクのステータスを明確にします。あらゆる規模のワークフローに適応し、統合や自動化機能で作業効率を高めます。無料プランから始められ、ニーズに応じて有料プランにアップグレード可能。世界中の200万以上のチームに採用され、信頼性と使いやすさで高い評価を受けています。

Notion

出典：Notionの公式サイト

Notionは、タスク管理、メモ作成、情報共有を一つに集約したコネクテッドワークスペースです。チームでの情報共有を効率化し、仕事に必要な様々な情報を整理・管理できます。Notionでは、企業や個人が業務のナレッジベースを構築でき、プロジェクト管理、ドキュメント作成、情報の集約が可能になります。ユーザーは、自由にカスタマイズ可能なテンプレートを活用して、作業フローを最適化し、チームの生産性を向上させることができます。

まとめ

この記事では、プロジェクト管理とスケジュール管理における効率的な手法や実際のツールに解説しました。マイルストーン管理によるチェックポイントの設定、タスクの優先順位の明確化、デジタルツールの活用、そしてスケジュールの柔軟性の確保といったテクニックは、プロジェクト成功の鍵を握る要素です。これらの戦略を日々の業務に取り入れることで、プロジェクト管理の効率が大幅に向上し、時間とリソースを最適に配分することが可能になります。また、個人のタイムマネジメントにおいても、これらのテクニックを適用することで、生産性を飛躍的に高めることができるでしょう。プロジェクトの成功だけでなく、個人のパフォーマンスと満足度の向上に向けて、ここで学んだ戦略の実践をお勧めします。