【担当者必読】予実管理とは？｜予実管理の目的や実行時のポイントや方法まで丁寧に解説

予実管理とは、企業が経営計画を策定し、その計画に基づいて実際の業務を進める中で、計画した「予算（予定）」と実際の「実績」を比較し、進捗状況や達成度を管理するプロセスのことです。このプロセスは、計画の達成可能性を高め、予想外の問題に迅速に対応するために欠かせません。特に、経営戦略を成功させるためには、この予実管理を効果的に行うことが重要です。

予実管理の目的は、単に計画通りに事業が進んでいるかを確認することだけでなく、計画と実際の差異を分析することで、問題点や改善点を早期に発見し、必要な対策を講じることにあります。このプロセスを通じて、計画の達成度を高めるだけでなく、将来の計画策定においても有益な教訓を得ることができます。予実管理は、予算管理、業績管理、進捗管理など、組織運営の様々な側面に関連しているため、経営者だけでなく、部門責任者やプロジェクトマネージャーにとっても非常に重要な業務となります。

実行時のポイントとしては、まず、現実的で達成可能な計画の設定が挙げられます。過度に楽観的、あるいは悲観的な計画では、予実の乖離が大きくなりがちです。次に、定期的な予実の比較と分析が重要です。この際、数字だけでなく、背景にある要因も深掘りすることが重要です。また、予実の乖離が発生した場合は、その原因を正確に把握し、速やかに適切な対策を講じる必要があります。さらに、全ての関係者が予実管理の重要性を理解し、情報共有を密に行う文化を作ることも成功の鍵となります。

予実管理の方法には、様々なツールやソフトウェアが活用されます。例えば、財務会計ソフトウェア、プロジェクト管理ツール、ダッシュボードソフトウェアなどがあり、これらを用いることで、効率的かつ正確に予実の比較分析を行うことが可能です。最終的には、この予実管理を通じて、組織全体の目標達成に貢献し、組織の持続的な成長と発展を促進することが期待されます。

予実管理とは？

予実管理の適切な運用には、綿密な計画立案が前提となりますが、それだけでは十分ではありません。重要なのは、計画に対する柔軟性を持ち、市場や組織内の変化に迅速に対応できる体制を整えることです。計画は、あくまでもその時点での最良の推測に過ぎず、実際の状況は予想と異なる場合が多々あります。したがって、予実管理のプロセスでは、計画の見直しや調整を定期的に行い、現実の状況に即した最適な対応策を講じる柔軟性が求められます。

また、予実比較においては、数字の上での差異だけでなく、その背景にある要因の理解が不可欠です。差異が発生した原因は多岐にわたる可能性があり、内部要因だけでなく外部環境の変化も考慮に入れる必要があります。例えば、予測していなかった市場の変動や競合の動向、社内の人事変更などが影響を及ぼす場合があります。これらの要因を正確に把握し、必要に応じて計画を調整することが、予実管理の有効性を高める鍵となります。

さらに、組織内で予実管理を成功させるためには、全関係者の積極的な参加と情報共有が重要です。予実管理は経営層だけでなく、部門責任者、プロジェクトマネージャー、さらには一般従業員にも関連するプロセスです。それぞれの立場からの視点や知識を活かし、組織全体で予実管理に取り組むことが、計画達成に向けた動機付けを高め、実行力を強化します。組織内でのオープンなコミュニケーションを促進し、定期的なミーティングや報告を通じて、情報共有の場を設けることが推奨されます。

企業が予実管理を行う目的

企業が予実管理を行う主な目的は、計画の達成を確実にし、組織の持続的な成長と競争力を強化することにあります。予実管理によって、企業は経営計画に基づく目標に対する進捗状況をリアルタイムで把握し、必要に応じて迅速に戦略を調整することが可能になります。これは、市場の変化や内外の環境変動に柔軟に対応するための強力なツールとなり得るのです。

また、計画と実績の差異を分析することで、潜在的なリスクや問題点を早期に特定し、その解決策を検討することができます。これにより、企業は未然に危機を回避することができるだけでなく、計画の精度を高め、将来的な経営戦略の策定に生かすことが可能になります。

さらに、予実管理は部門ごとやプロジェクトごとに実施することで、組織全体の目標達成に向けた一体感を醸成し、従業員のモチベーション向上にも寄与します。計画に対する責任意識を持ち、全員が予実管理のプロセスに参加することで、組織全体の成果としての成長を実感することができます。

企業が予実管理を行うもう一つの重要な目的は、財務健全性の確保です。予算の計画と管理を適切に行うことは、資金流動の最適化、無駄な支出の削減、そして経済的なリスクの最小化に直接的に寄与します。効率的な予実管理を実施することで、企業は財務の安定性を保ちながら、成長と発展を目指すことができるのです。

予実管理と経営管理の関係性

予実管理と経営管理は密接に関連しています。経営管理は、組織の目標達成に向けた全体的な方針や戦略を定める過程であり、予実管理はその一環として、計画された目標が現実に即して実行されているかを監視し、必要に応じて修正する役割を果たします。つまり、予実管理は経営管理の効果を最大化し、組織の戦略を現実のものとして体現する手段となるのです。

経営管理においては、組織の長期的なビジョンと短期的な目標が設定されますが、これらは常に外部環境の変化にさらされています。市場の変動、技術の進歩、政治的な要因など、予測不能な要素によって計画は影響を受けます。そのため、予実管理による柔軟な対応は、計画が現実と乖離しないようにするために不可欠です。実際の成果と計画された目標との間に差異が生じた際には、その原因を分析し、計画を調整することが求められるため、経営管理プロセス全体の効率性と有効性を高めることができます。

また、予実管理は、経営管理の意思決定プロセスをサポートする重要な情報を提供します。実績データと計画値を比較分析することで、組織が直面している課題だけでなく、新たな機会についても明らかになることがあります。この情報を基に経営層は、より戦略的な意思決定を行うことができるようになります。さらに、予実管理を通じて、組織内のコミュニケーションを促進し、部門間の協力を強化することが可能です。これにより、組織全体として一致協力して目標達成に向けて取り組むことができるようになり、経営管理の効率化に寄与します。

結論として、予実管理は経営管理の有効なツールであり、組織の戦略的な目標達成に不可欠な要素です。予実管理を通じて、組織は柔軟に外部環境の変化に対応し、リスクを最小化しつつ、経営効率を最大化することができます。故に、組織の持続的な成長と成功を実現するためには、予実管理と経営管理の密接な連携が求められます。

予実管理の4つの手順

予実管理のプロセスをより効果的にするためには、以下の4つの重要な手順を踏む必要があります。これらの手順は、組織全体での共有と理解を深めることが重要です。

1. 目標の設定: 予実管理の第一歩は、明確で達成可能な目標を設定することです。これらの目標は、組織の長期的なビジョンと合致している必要があり、全ての関係者が理解し、合意できるものであるべきです。目標は具体的かつ測定可能であり、適切な時間枠内で達成することができるものでなければなりません。
2. 計画の策定: 目標が設定された後、それを達成するための具体的な計画を策定します。この計画には、必要な活動、担当者、期限、および達成のための資源が含まれます。計画策定プロセスでは、可能なリスクや障害も考慮し、計画を実行する中で直面する可能性のある問題に備えることが重要です。
3. 実行とモニタリング: 計画が策定されると、次はその計画を実行し、進捗を継玿りつつ監視するフェーズに移ります。実行中には、定期的なチェックポイントを設けて計画の進捗を確認し、問題が発見された場合は迅速に対応する必要があります。実行フェーズでは、柔軟性を持って計画の変動に応じる能力も重要です。
4. 評価と反省: プロジェクトまたは期間が終了したら、達成された成果と当初の目標とを比較する評価プロセスが必要です。この評価を通じて、成功した点と改善が必要な点を明確にし、次回の計画策定に生かす学習が行われます。評価プロセスは、組織内の経験と知識の共有を促進し、継続的な改善を可能にします。

これらの手順を実施することで、予実管理は組織にとってより効率的かつ効果的なツールとなるでしょう。組織の持続的な成長と成功のためには、これらのプロセスを熟知し、適切に適用することが重要です。

予算管理におけるPDCAサイクルとは

予算管理におけるPDCAサイクルは、計画(Plan)、実行(Do)、評価(Check)、そして行動(Action)の4つのステップから成り立っています。このサイクルは、予実管理を効果的に実施する上で非常に重要なフレームワークです。計画段階では、具体的な目標設定とそれを達成するための戦略を定義します。次に、実行段階でその計画を具体的なアクションに移し、評価段階で計画の進捗状況と実際の成果を比較検証します。この評価を通じて得られたフィードバックは、次の行動・改善段階で計画の修正や改善策の策定に役立ちます。このPDCAサイクルを繰り返すことで、予算管理はより柔軟に、かつ効果的に行われるようになります。また、このプロセスを通じて組織は継続的な改善を遂げ、予算の精度を高めることができます。特に不確実性が高いビジネス環境において、PDCAサイクルを活用することは、リスクを最小限に抑えつつ、組織の目標達成に必要な柔軟性と反応性を高めるために不可欠です。

予実管理の3つの失敗例

予実管理を効果的に実施できない場合、組織は様々な問題に直面します。以下は、予実管理の失敗例としてよく見られる3つのシナリオです。

1. 目標設定の不明瞭さ: 目標が不明瞭であるか、現実的ではない場合、チームは何を達成すべきか、またどのようにして達成すべきかについて混乱します。このような状況では、努力が分散し、リソースが無駄に費やされる結果となります。目標が具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間制限がある（SMART）基準を満たしていない場合、プロジェクトは初期段階で既に失敗のリスクを高めています。
2. 進捗のモニタリングと調整の不足: 計画の実行フェーズにおいて、進捗のモニタリングと計画の調整が適切に行われない場合、小さな問題が大きな障害となりえます。計画の進捗を定期的に監視し、必要に応じて柔軟に調整を加えることは、目標を達成する上で非常に重要です。この手順が無視されると、プロジェクトは軌道修正が困難な状況に陥ります。
3. ステークホルダーのコミュニケーション不足: 予実管理プロセスにおいて、ステークホルダーとのコミュニケーションが不足していると、期待の不一致や誤解が生じます。組織の内外にいるステークホルダーに対して透明性を持って情報を共有し、期待を明確に管理することが重要です。コミュニケーションの欠如は、関係者間の信頼を損ない、プロジェクトの成功を阻害する原因となります。

これらの失敗例から学ぶことは、予実管理が単なる計画と実行のプロセスではなく、目標設定、進捗のモニタリング、適時の調整、そしてステークホルダーとの効果的なコミュニケーションを要する継続的なプロセスであることです。これらの要素を全て統合することで、組織は予実管理の効果を最大化し、持続可能な成長と成功を実現することができます。

予実管理で失敗しないためのポイント5つ

予実管理で失敗しないためには、次の5つのポイントに注意を払う必要があります。

1. 明確で現実的な目標を設定する: 目標は具体的であり、関係者全員が理解しやすいものでなければなりません。また、目標は時に応じて柔軟に修正されることが重要です。変化するビジネス環境や新たな情報が出た場合は、目標もそれに合わせて適応させる必要があります。
2. 定期的な進捗確認とレビューを実施する: 計画の進行状況を定期的に確認し、必要に応じて計画を調整することが重要です。進捗状況の評価は客観的なデータに基づいて行うべきであり、すべての関係者が同じ情報を共有することが望ましいです。
3. 効果的なコミュニケーション戦略を確立する: ステークホルダー間のコミュニケーションはプロジェクトの成功に不可欠です。明瞭かつ一貫性のあるコミュニケーションを行うことで、誤解を避け、期待を管理することができます。コミュニケーションプランには、ステークホルダーそれぞれに合った方法と頻度を設定し、定期的な更新を保証します。
4. リスク管理を積極的に行う: あらゆる計画にはリスクが伴います。予実管理のプロセスでは、可能なリスクを事前に特定し、それらに対応する計画を準備することが不可欠です。リスク管理計画には、リスクの評価、対応策、および監視の方法が含まれるべきです。
5. フィードバックループを設ける: プロジェクトの各段階で得られた学びを活かすためには、効果的なフィードバックループが必要です。プロジェクトの成功事例だけでなく、失敗事例からも学ぶことが重要です。定期的なレビューを通じて、フィードバックを収集し、今後の計画に反映させることができます。

これら5つのポイントは、組織が予実管理のプロセスを通じて直面する可能性のある障害を克服し、目標達成を支援するための鍵となります。正確な予実管理を行うことで、組織はリソースを最適に活用し、計画の実行を成功に導くことができるでしょう。

予実管理表作成におすすめのツール3つ

予実管理を成功させるためには、適切なツールを使用することが非常に重要です。ここでは、予実管理表作成におすすめのツールを3つ紹介します。

1. Microsoft Excel: Excelは、世界中の組織や個人に広く使用されているスプレッドシートツールです。多機能で柔軟性が高く、簡単な予実管理表から複雑な財務モデルまで、あらゆるニーズに対応できます。Excelには強力な計算機能、グラフ作成ツール、ピボットテーブルなどが備わっており、データの分析と視覚化が簡単に行えます。
2. Trello: Trelloは、プロジェクト管理とタスク管理に特化したウェブベースのツールです。直感的なカンバンボード方式を採用しており、タスクやプロジェクトの進捗状況を視覚的に把握することができます。Trelloはチームでのコラボレーションに最適であり、タスクの割り当て、期限の設定、コメントの追加などが直感的に行えます。
3. Google スプレッドシート: Google スプレッドシートは、ウェブベースのスプレッドシートツールであり、リアルタイムでの共同作業が可能です。Excelと同様の機能を備えていますが、ファイルをオンラインで共有し、複数のユーザーが同時に作業できる点が大きな特徴です。Google スプレッドシートは、簡単にアクセスが可能であり、特別なソフトウェアのインストールが不要であるため、プロジェクトのステークホルダーとのコミュニケーションツールとしても優れています。

これらのツールを活用することで、予実管理の効率を大幅に向上させることができます。各ツールは独自の機能と利点を持っているため、自組織のニーズに最適なものを選ぶことが重要です。正しいツールの選定と活用により、プロジェクトの目標達成に向けてさらなる一歩を踏み出すことができるでしょう。

予実管理に関するよくある質問

予実管理に関する質問は多岐にわたりますが、ここでは特によく寄せられる質問をいくつか取り上げ、それぞれについて解説します。

Q1. 予実管理で最も重要なポイントは何ですか？

A1: 予実管理において最も重要なポイントは、計画の立案段階でリアルな目標設定を行うことです。現実的で達成可能な目標を設定することにより、プロジェクトの成功率を高めることができます。さらに、定期的な進捗確認と、必要に応じて計画を調整する柔軟性も重要です。

Q2. 予実管理表はどのように作成すれば良いですか？

A2: 予実管理表の作成には、Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどのスプレッドシートツールが有効です。計画（予算やスケジュール）と実績（実際にかかった費用や時間）を並べて記録し、差異を分析する形式が一般的です。これにより、プロジェクトの進捗状況を明確に把握し、問題点を早期に特定することが可能になります。

Q3. 予実管理を行う際の最大の課題は何ですか？

A3: 予実管理を行う上での最大の課題は、予期せぬ事態への対応です。プロジェクトを進行する中で、計画にはなかった様々な問題が発生することがあります。これに効果的に対処するためには、柔軟性が必要です。また、関係者間の効果的なコミュニケーションを保つことも、課題を乗り越える上で重要な要素です。

これらの質問と回答を通じて、予実管理に対する理解を深め、プロジェクトを成功に導くための知識を身につけることができるでしょう。

まとめ

この記事では、予実管理表作成におすすめのツール3つを紹介し、予実管理に関するよくある質問に答えました。予実管理はプロジェクトを成功に導くために不可欠なプロセスです。適切なツールを選択し、現実的な目標を設定すること、定期的な進捗の確認と柔軟な計画調整を行うことが、その成功の鍵です。予期せぬ事態への迅速な対応や効果的なコミュニケーションもまた、プロジェクト管理において重要な要素です。このガイドが、あなたのプロジェクト管理活動に役立つ情報を提供し、より効果的な予実管理を実現する手助けとなることを願っています。